杰榆傳授他的多年專案溝通成功心法

1. 溝通基礎：因為虛擬團隊是以符合專案的專業能力與經驗結合在一起，所以溝通的基礎是站在大家貢獻與該專案有關的經驗值與專業思考，溝通目標是以「怎麼做能夠讓專案達到大家認為最好的效果」為前提，專案負責人要隨時把這個溝通目標放在會議的核心，讓大家盡量供獻出腦汁的精華。

2. 未能出席的人可以對議程先表達看法，這樣在分工的時候也比較可以將未能出席者
的意見一併考慮進去，不要放棄發言權。

3. 後續追蹤：會議最重要就是決議後執行，因此現場務必確認誰做記錄，並且在幾
天之內要讓大家都確認過，最終版本發到大家手上，如果真有討論不完的項目要留到下一次討論，務必要當下訂出下一次會議時間。甚至可以討論專案執行過程中，什麼狀況下要發起專案會議，什麼樣的事情用電話溝通，也就是把「溝通方式的應用」作為一個討論，不要覺得「討論溝通方式」是小事，我就曾經遇過有一個專案成員在處理一件事情之後才告訴我，但是他的處理並不得體（在我的標準來看），所以當時我為了要處理善後花了一點時間，我印象很深刻當我問他：「你為什麼不先告訴我，我們可以一起討論解決方法。」他回答我說「這種小事還要問過你嗎？我就自己解決就好了。」他的背景是一個就業服務站的站長，平常做決定習慣了，所以一直覺得很多事情他自己可以直接處理，我告訴他在專案管理的角度為什麼我認為這件事情需要討論，以及目前因為他的處理缺失我需要花更多時間彌補，他才覺得他沒想到那麼多。我認為這類狀況發生雙方並無對錯問題，但是有溝通不足與認知差異問題，對我來說重要的事對他卻認為是小事，我認為需要討論他卻覺得自己可以做決定，都是因為雙方帶著不同處事經驗與有時分工角色沒有釐清。這是一個學習，因為所有專案不可能在一開始就預測所有會發生的事，然後定出鉅細靡遺的規則（也沒必要），而是有一些大原則前提說清楚，事情發生的時候處理會比較順手，而當經驗越來越豐富，大概就可以猜到
專案過程可能發生的狀況有哪些，也就會越來越順利了。我的願景是未來身權會的每一位專業人員，都可以是厲害的專案負責人，也都是厲害專案執行人員，因為以後如果多個案子同時運作，不可能專案負責人都是同一個人，每一個人身上可能都會扮演專案負責人與專案執行者的角色，在角色分工清楚的狀況下互相提醒與支援，那會是戰鬥力很強的團隊。

另外關於場地，如果在桃園，我的建議是可以選火車站前的遠東百貨樓上美食街，他有一個戶外空間（如果當天沒有颱風大雨太嚴重的話），有很大的桌子，大家可以在外面討論完後，進入美食街吃飯。如果在板橋或是台北就要請大家提供可以安靜說話的好地方。